Оформление компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Когда сотрудник какой-нибудь организации вынужден пользоваться личной машиной или мотоциклом для служебных целей, ему полагается компенсация, что отражено в 118-ой статье Трудового кодекса РФ. Есть несколько способов оформить это документально – в каждом свои преимущества и недостатки, о которых мы расскажем далее.

Фиксированная компенсация

Фиксированная компенсация на использование личного автомобиля в служебных целях – это документально подтверждённые суммы, которые ежемесячно будут выделены на топливо, чтобы работник не тратил свои деньги.

Предполагает несколько действий:

1. Дополнительную запись в трудовом договоре, где будет указано, что сотрудник пользуется своей машиной для командировок и различных рабочих поручений (например, исполняет роль курьера).
2. Составление специального приказа о компенсации директором/хозяином предприятия.
3. Оформление договора о сумме выплат между работником и компанией.

Достаточно удобно, но на выплаты существуют лимиты, и если работник в них не уложится, то часть расходов на бензин станет его заботой (если вам интересен регламент, взгляните на 264-ую статью Налогового кодекса РФ), либо он получит деньги, но вынужден будет уплатить налог.

Ограничения по выплатам следующие:

• для машины с объёмом ДВС до 2 л. – 1200 рублей ежемесячно;
• для машины с объёмом ДВС более 2 л. – 1500 рублей ежемесячно;
• для мотоциклов любой модификации – 600 рублей ежемесячно.

Для госслужащих суммы несколько выше:

• для машины с объёмом ДВС до 2 л. – 2400 рублей;
• для машины с объёмом ДВС более 2 л. – 3000 рублей;
• для мотоциклов любой модификации – 1200 рублей.

Лимиты не распространяются на грузовики и другую тяжёлую технику – в этом случае все рассчитывается индивидуально. Оплата производится только по факту поездок: если их не было, то работник ничего не получит.

Нужно очень внимательно следить за расходами – руководство вашей компании может отказаться платить свыше прописанной суммы, и вы не сумеете на законных основаниях требовать деньги, если потратили больше бензина.

Договор аренды

Если фиксированные выплаты вас не устраивают, то можно сдать свой автомобиль в аренду компании, в которой вы работаете. Для этого заключается специальный договор с отсылкой к 643 статье Гражданского кодекс РФ, а также переоформляется страховка.

Таким путём вы не только получите необходимые суммы на бензин, но и сможете покрыть расходы на обслуживание автомобиля, амортизацию, ведь он изнашивается от частых поездок, и продление полиса ОСАГО. Но тут вам придётся оплачивать налоги, так как подобные выплаты считаются вашим официальным доходом.

При расчёте арендной платы нужно руководствоваться актуальными ценами 2019 г. – сейчас ежемесячная выплата стартует с 5000 рублей в месяц.

Составлять договор аренды имеет смысл, когда работник постоянно пользуется собственным транспортом на благо компании, например, развозит газеты по торговым точкам или корреспонденцию клиентам и т. п. В противном случае работодателя ждут лишние неоправданные расходы.

Предоставить автомобиль в виде ссуды

В статье 689 Гражданского Кодекса РФ записан еще один способ оформления эксплуатации личного транспорта в рабочих целях – машину можно предоставить в виде ссуды. Такой способ не предполагает никакого денежного возмещения для работника, поэтому он подойдёт участнику акционерного общества, который использует свою машину для служебных нужд, но не является рядовым сотрудником. Что это даёт:

• заботы об обслуживании авто берет на себя компания: из её бюджета оплачиваются визиты на СТО, заправка и продление страховки;
• намного проще подавать документы в ФНС;
• владелец машины при этом может пользоваться ею и для личных поездок.

Обратите внимание, что владелец фирмы не может предоставить автомобиль в виде ссуды самому себе – заключаемый договор предполагает, как минимум, два разных лица. В нем оговариваются следующие пункты:

• на какое время автомобиль будет сдан в эксплуатацию;
• сколько он стоит;
• для каких целей и на каких условиях будет использован (и от них нельзя отклоняться);
• санкции за несоблюдение договора.

Здесь важно указать, что вы предоставите автомобиль только в том случае, если останетесь его единственным водителем, иначе за руль могут посадить кого-нибудь ещё. Также обдумайте, не хотите ли вы ограничить служебное использование машины определёнными часами.

Гражданско-правовой договор

Когда человек, не являющийся постоянным сотрудником, выполняет какие-то поручения компании и ездит при этом на личном транспорте, можно составить гражданско-правовой договор. Например, вам нужно, чтобы кто-нибудь развозил по утрам вашу рекламу – вы можете заключить соглашение с человеком со стороны. Только необходимо, чтобы водитель имел права соответствующей категории.

Особенности такого договора:

1. Выполненная работа оплачивается сдельно, не учитываются больничные, нет фиксированного отпуска и т. п.
2. На подрядчика не распространяются положения трудового законодательства.
3. Если в договоре не указан график работы, дресс-код и другие тонкости, то водитель машины может сам выбирать, когда выполнить работу и не обязан носить униформу.
4. Задача и сроки исполнения напрямую прописываются в договор.
5. После выполнения работы составляется акт приёма-передачи и выплачиваются деньги.

Подводным камнем такого соглашения является тот факт, что нанятый на время работник может настоять на принятии его в штат, и работодателя по закону обяжут это сделать. Такое может произойти, если наниматель начнет предъявлять к нанимаемому те же требования, что и к оформленным сотрудникам. Лучше составить гибкий и лояльный график работы, существенно отличающийся от условий трудового договора.

Индивидуальный предприниматель, как уже упоминалось, не имеет права сдать машину на время сам себе, но её можно оформить на баланс предприятия. Обычно это делают для упрощения налоговых расчетов. В таком случае на служебные поездки выписываются маршрутные листы с указанием адреса, куда отправится водитель, датой и сведениями о ТС.